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Centraliser ses outils pour une gestion fluide de ses locations saisonnières et un gain de temps !

Voici la transcription de la vidéo :

Bonjour et bienvenue sur la chaîne J’Affiche Complet, la chaîne qui aide les loueurs et les gestionnaires en location saisonnière à devenir des entrepreneurs sereins et ultra rentables. Aujourd’hui, j’aimerais vous présenter une vidéo pour vous parler de la centralisation des outils.

J’ai souvent pu échanger avec des gestionnaires en location saisonnière qui me parlaient de leurs divers outils : ils ont beaucoup d’éléments sur la boîte mail, pas mal d’éléments dans un fichier Excel, et d’autres dans un logiciel différent. Finalement, on consacre beaucoup d’énergie à réunir les données, à croiser les données entre les différentes sources. On se dit : « Ah mince, j’ai reçu un email, il va falloir que je pense à aller noter ça dans mon tableau Excel. » Ou bien : « J’ai eu le client au téléphone, j’ai noté ça dans mon tableau Excel, mais après, il va falloir que je répercute ça dans mon autre fichier Excel. »

Toutes ces tâches consomment énormément de temps et c’est une vraie perte de temps au quotidien. Ce que j’aimerais vous présenter, c’est une façon de centraliser tout dans un seul agenda. Pour ça, aujourd’hui, je vous présente l’outil Monday. Je n’ai pas d’actions chez Monday, je vous présente juste cet outil parce que c’est celui que nous utilisons, celui que je maîtrise personnellement assez bien. Il y en a d’autres sur le marché, mais c’est très vertueux de faire l’effort de centraliser ses données pour devenir beaucoup plus efficace.

Allez, on se lance. Je vous partage mon écran. Voici l’interface de Monday. C’est une proposition bien sûr, je vais vous montrer à quel point ça peut être simple et rapide. Nous allons construire en live ensemble quelques tableaux pour centraliser toutes les infos. J’ai commencé par un tableau clients, je vous présenterai ensuite comment en créer d’autres.

Pour le tableau clients, vous voyez, c’est vraiment friendly en termes d’interface, plutôt agréable et simple. On peut avoir un système de groupes et différentes lignes. Monday propose par défaut quelque chose. Je vais faire un peu de ménage et vous faire des propositions. On suppose déjà qu’on va saisir ici la liste de nos clients. Par exemple, si on a une conciergerie avec différents propriétaires : propriétaire numéro 1. On peut ajouter son numéro de téléphone, son email, etc. On peut archiver le contrat, par exemple, dire : « Voilà, cette personne, ce client, j’ai initié les choses avec lui, j’ai besoin de déposer le contrat. »

On peut tout simplement, dans « fichier », le faire depuis l’ordinateur, la webcam, un document. Toutes les sources sont possibles, même des sources externes. On va pouvoir déposer le contrat, tout est centralisé : les informations du client, son contrat, tout est là. C’est beaucoup plus clair et fluide.

Autre point : on peut avoir aussi un mémo. Par exemple, une case à cocher pour se dire : « Est-ce que j’ai toutes les informations pour ce client ? » Quand je coche la case, ça veut dire que c’est ok. On pourrait même envisager un groupe se dire que là, c’est quand le contrat est signé. On va automatiser rapidement et lui dire : « Quand j’ai coché la case, la ligne va passer dans ‘contrat signé’. » Automatiquement, la ligne passe dans le groupe ‘contrat signé’. On peut faire autant de groupes que nécessaire.

Maintenant, je vais poursuivre cette démonstration. On va créer un autre tableau, cette fois-ci pour les biens. On peut avoir des tableaux privés, partagés, il y a énormément de fonctionnalités. Je vais faire un peu de ménage sur la démonstration proposée et faire les choses différemment. On a besoin de regarder les biens, leurs paramètres. Je vais vous faire quelques suggestions, c’est très rapide. Prenons un exemple : villa au bord de mer. On a besoin d’avoir le lieu, l’adresse. Par exemple, 6 Avenue de New York. On pourrait voir tous nos biens répartis sur la carte de France ou du monde. On peut aussi avoir un système de classement, par exemple, 3 étoiles sur 5 pour la qualité, ou un mémo sur les notes Airbnb ou Booking.

On peut ajouter des personnes, pertinent quand on est plusieurs sur Monday. Par exemple, dire que ce bien est géré par Claire. On peut ajouter des notes, par exemple, les notes de la visite, générer un document pour chaque visite : « Inventaire, ok, arrivée autonome. » On peut créer un modèle pour éviter de tout recopier à chaque fois. Par exemple, une trame de visite à chaque fois vérifier l’arrivée, l’inventaire, etc. Quand on crée un nouveau bien, le fichier de visite remonte la trame prévue, un vrai gain de temps.

On peut aussi ajouter des liens, par exemple, le lien d’une annonce Airbnb. On peut également ajouter des chiffres, comme le prix du ménage, par exemple 35 €. On peut aussi ajouter des formulaires, ce qui peut être intéressant quand quelqu’un de l’extérieur vient remplir des informations. On peut remplir un formulaire pendant un rendez-vous et automatiquement créer la ligne dans le tableau.

L’intérêt de Monday par rapport à Excel, c’est la possibilité de connecter les tableaux entre eux. Par exemple, on connecte le tableau des biens avec celui des clients : la villa au bord de mer appartient au propriétaire numéro 1. On peut cliquer pour récupérer son numéro de téléphone. On peut même ajouter une colonne miroir pour avoir le numéro de téléphone facilement. On peut aller plus loin, par exemple, pour les gestionnaires, la personne qui intervient sur le ménage, l’équipe technique.

On peut créer un autre tableau, supprimer ce qui est par défaut proposé, et créer quelque chose de personnel. Par exemple, garder la période, dire que Claire est gestionnaire. On peut modifier les étiquettes, par exemple, dire que c’est en cours, travail toujours, ou indisponible. On sait que cette personne ne pourra pas intervenir. On peut lier encore une fois un autre tableau, par exemple, celui des gestionnaires, pour une relation dans les deux sens. Dans la partie gestionnaire, on voit les biens sur lesquels Claire intervient.

Ce ne sont que quelques exemples de ce qui est possible. Centraliser les données permet de gagner du temps dans la saisie, éviter la double saisie, et gagner du temps dans la gestion. Cela offre une vision globale avec des éléments annexes comme les formulaires, les cartes, et les adresses, qu’on ne peut pas forcément avoir sur des fichiers classiques comme Excel.

Par exemple, pour les gestionnaires, on peut créer un tableau spécifique et le lier à d’autres tableaux. On peut garder la période, dire que Claire est gestionnaire, modifier les étiquettes pour indiquer si le travail est en cours ou si la personne est indisponible. En liant le tableau des gestionnaires à celui des biens, on peut voir que Claire gère plusieurs biens et accéder directement aux informations nécessaires.

L’intérêt de Monday réside dans sa capacité à connecter les tableaux entre eux, facilitant ainsi l’accès rapide aux informations essentielles. Par exemple, on peut lier le tableau des biens avec celui des clients pour récupérer rapidement le numéro de téléphone du propriétaire ou lier les informations de gestionnaires pour savoir qui intervient sur quel bien.

Ainsi, la centralisation des données dans un outil comme Monday offre un gain de temps significatif et améliore l’efficacité de la gestion quotidienne, évitant les erreurs et les pertes de temps liées à la double saisie et à la dispersion des informations.

Monday propose également des fonctionnalités supplémentaires telles que les formulaires, permettant à des personnes extérieures de remplir des informations directement dans le système, et des liens, pour accéder rapidement aux annonces Airbnb ou à d’autres ressources pertinentes. Les chiffres peuvent être ajoutés pour suivre des coûts comme celui du ménage, et des modèles peuvent être créés pour standardiser les processus de gestion des biens.

Enfin, la vue en carte permet de visualiser géographiquement l’ensemble des biens, ce qui peut être particulièrement utile pour une gestion répartie sur plusieurs localisations. L’interface conviviale et personnalisable de Monday rend l’expérience utilisateur agréable et intuitive, facilitant l’adoption de l’outil par toute l’équipe.

En résumé, utiliser un outil comme Monday pour centraliser les données et automatiser les processus de gestion permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer l’efficacité et la clarté de la gestion des locations saisonnières, offrant ainsi aux gestionnaires la possibilité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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