Bonjour et bienvenue sur la chaîne J’Affiche Complet, la chaîne qui aide les loueurs saisonniers et les gestionnaires en location saisonnière à devenir des entrepreneurs sereins et ultra rentables. Aujourd’hui, je partage cette vidéo pour parler de la facturation de propriétaire. Si vous êtes gestionnaire dans la location courte durée, c’est certainement un sujet auquel vous faites face, et le retour que j’ai, c’est que c’est souvent une douleur sans nom. C’est pour cela que je veux vous en parler.
Pourquoi aujourd’hui ? Parce que j’aimerais vous présenter ce que nous proposons à nos clients, ce que nous avons développé et mis en place, pour peut-être vous donner des idées concrètes parmi les choses que nous avons réalisées, qui pourraient vous inspirer et vous aider à améliorer ce que vous avez mis en place, ou même vous donner l’idée d’utiliser cette méthode. Entrons dans le vif du sujet.
Je vous présente notre outil pour la facturation propriétaire. Cet outil, nous l’utilisons sur Excel pour une raison simple : Excel est plutôt universel, accessible à tous, et facile à partager.
Structure de l’outil : Nous avons trois onglets de base, qui sont structurels et hyper importants. C’est cela aussi la force du fichier, et c’est ce que je vous recommande de faire pour éviter la double ou triple saisie, ce qui serait encore pire. Dès qu’il y a un changement, nous évitons un travail colossal de modifications multiples.
- Base client : En tant que gestionnaire, vous pouvez avoir un client qui possède plusieurs biens. Si le client change d’email, il est très compliqué de tout modifier manuellement. Avec une base client, on change une information, et cela se répercute sur tous les appartements.
- Base appartement : Une base qui répertorie tous les éléments clés de l’appartement. Si un changement survient, cela se modifie partout, sans besoin de vérifications supplémentaires.
- Onglet des réservations : Cet onglet est crucial pour la facturation. Il peut être issu d’un export du Channel Manager. La plupart des Channel Managers proposent des exports, ce qui rend cette méthode réalisable. Pour un faible volume de réservations, on peut recopier les informations, mais ce n’est pas l’idée principale de ce fichier. L’idée est de facturer en 5 minutes et de passer à autre chose, sans perdre de temps.
Cœur de l’outil et résultat : Cet outil permet de livrer un fichier par appartement, exportable en PDF ou Excel. Ce fichier contient toutes les informations clés, les coordonnées du client, le compte de résultat indicatif, et les données centrales pour la facturation. Il offre aussi un récapitulatif des performances apprécié des propriétaires. Ceux-ci veulent souvent savoir si le mois a été bon en termes d’occupation, comparé au mois précédent. La liste exhaustive des réservations enregistrées est également fournie, ce qui est intéressant pour les gestionnaires et rassurant pour les propriétaires.
En un clic, dans l’onglet total, on peut mettre à jour toutes les factures en 2 minutes. Ensuite, c’est fait, plus besoin d’y revenir. Cela est vraiment serein comparé à faire des comptes manuels pour chaque bien.
Un autre aspect intéressant pour le gestionnaire est une vision globale. Quand on gère un nombre conséquent de biens avec différents propriétaires, il est utile de savoir comment cela s’est passé globalement. Cet outil est modulable, offrant des informations importantes telles que les revenus, la commission, les frais de ménage, la taxe de séjour, et ce que le propriétaire a reçu.
Pourquoi cet outil ? Ce n’est pas tant l’outil en lui-même mais ses fonctionnalités qui rendent la facturation fluide. Les points clés sont : automatisation et rapidité. Les réservations remontent automatiquement via un export de réservation. Centraliser toutes les données dans un logiciel (comme Monday) permet de les importer facilement dans l’outil de facturation, rendant les mises à jour simples et rapides.
La gestion des alertes est centrale pour le bon fonctionnement de cet outil. Elle permet de capter les erreurs et les oublis sans effort supplémentaire. Les alertes indiquent quand un nouveau bien n’est pas encore répertorié, ou quand des frais d’annulation doivent être pris en compte. De plus, les informations se lient automatiquement aux bases de données, évitant de saisir plusieurs fois les mêmes informations.
La modularité de l’outil est également un atout. Les biens peuvent changer fréquemment, se lancer, s’arrêter ou se mettre en pause. Un outil adaptable permet de suivre ces mouvements sans difficulté.
En résumé, avoir des outils qui supportent l’activité et non l’inverse est crucial. J’espère que cette vidéo vous a intéressé et vous a apporté des informations ou des idées complémentaires. Si vous avez des commentaires, n’hésitez pas à les noter, j’y répondrai avec plaisir. Si ces sujets vous intéressent, suivez la chaîne pour découvrir de nouvelles choses. Merci beaucoup, bonne journée.