Hôteliers, pour votre stratégie groupes : 7 points incontournables

Cet article est un article invité rédigé par Morgane POGARSKY.

Les réservations de groupes représentent un levier intéressant pour améliorer votre taux d’occupation.

Mais attention, car il est à manier avec précaution afin d’en tirer le meilleur pour votre établissement.

Pour cela, nous vous proposons quelques clés pour bien débuter, suivre votre activité et adapter votre stratégie !

1 – Définir une politique de groupe claire et différenciée

Les groupes peuvent être des groupes loisirs (plusieurs amis, une famille nombreuse, un voyage découverte) ou professionnels (un séminaire d’une équipe de travail). Un groupe peut être récurrent (par exemple un équipage aérien qui réserve plusieurs chambres à intervalle régulier) ou ponctuel (une réservation unique et non réitérée).

La mise en place d’une politique de groupe vous permettra d’être au clair sur les éléments clés de votre stratégie.

Pour vous accompagner, nous allons aborder ensemble différents points qui vous aideront à en construire les contours :

  • La taille minimale du groupe
  • Le format de devis
  • Les conditions de réservation
  • La conservation des données
  • Le calendrier de la demande
  • Le coût de déplacement
  • La distribution de votre offre

Définir la taille minimale d’un groupe dépendra de la capacité de votre structure. C’est un point important, car c’est en effet sur cette base que vous proposerez un certain niveau de réduction.

Affinez vos sous-catégories groupe de manière simple dans un premier temps avec par exemple une déclinaison professionnelle et loisirs.

Chaque sous-catégorie présentera des comportements clients différents (propension de payer différente par exemple) que vous pourrez identifier et affiner avec l’expérience.

Si vous possédez une cinquantaine de chambres, vous pouvez partir sur un minimum de 8 à 10 personnes afin de créer un groupe, soit entre 8 % et 10 % de votre capacité sur la base d’une occupation double.

Soyez à l’écoute de vos demandes client, afin de vous assurer que vous visez juste.

N’oubliez pas que la meilleure manière sera bien celle du « test and learn », soit celle d’essayer et d’apprendre !

Aussi, pensez à lister les informations à demander afin d’établir le devis :

  • le nombre de personnes et de chambres associées
  • les dates souhaitées et par déduction le nombre de nuitées demandées
  • Les demandes de services associés

Définissez également bien les conditions de réservation :

  • Les modalités de règlement du montant fixé (prépaiement par exemple)
  • Les conditions d’annulation et de modification des réservations

2 – La conservation des données, un réel levier d’apprentissage !

Conserver les données liées aux groupes qui réservent dans votre établissement selon une liste de critères peut s’avérer très instructif.

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Elles peuvent tout à fait être conservées dans un tableau Excel. Consignez bien :

  • Le nombre de personnes et de chambres associées
  • Les dates de séjour et le nombre de nuitées
  • Le délai de réservation (soit le nombre de jours avant la date d’arrivée)
  • Le prix payé
  • Le montant des revenus annexes (dont les repas par exemple)
  • Le type de segment loisir ou professionnel (vous pourrez décliner au besoin)

La demande de groupe est plus volatile que la demande individuelle, l’historique sera donc utile, mais pas déterminant ! Conserver ces informations vous permettra de connaître davantage les profils de vos groupes et affinera votre connaissance de leur comportement.

Les groupes réservent généralement en avance par rapport à une demande individuelle. Ainsi, ils vous apporteront de la visibilité sur votre activité et des points supplémentaires pour booster votre taux d’occupation.

Très utile également, compiler les demandes de groupes, même si elles n’ont pas débouché sur une confirmation. En effet, si vous avez un certain nombre de demandes et aucune confirmation, vous pourrez vous interroger sur l’efficacité de votre politique groupe.

Enfin calculer le prix moyen d’une chambre de son établissement à différentes échelles (sur la totalité des chambres ou sur l’occupation double) et sur différentes périodes de temps (par exemple un vendredi, une semaine de vacances ou un mois) vous sera très utile.

Pour obtenir votre prix moyen, il vous suffit de diviser votre chiffre d’affaires de la période concernée par le nombre de chambres réservées sur cette même période.

3 – Le calendrier de la demande : un élément structurant de votre politique groupe

Point de départ important, pensez à bien tenir à jour un calendrier des périodes d’occupation forte et faible de votre activité avec les évènements marquants à venir (salons professionnels, manifestations culturelles, événement local, etc). Restez attentif à ce qui se passe près de chez vous !

Communiquez-le à vos collaborateurs afin que chacun puisse y avoir facilement accès. Sur papier ou sur un fichier Excel, à vous de trouver le bon format !

Celui-ci vous permettra de bien repérer les opportunités de dates pour lesquelles vous pourrez optimiser votre revenu, mais également celles où vous aurez besoin de booster votre activité.

4 – Faire des groupes un atout lors des périodes d’activité faible

Vous apprécierez les réservations de groupes lors des périodes creuses, car la demande individuelle est plus faible. 

Le principe est d’offrir un tarif préférentiel au groupe par rapport à une réservation individuelle, pas d’intérêt bien sûr pour un client s’il obtient le même prix pour sa chambre en réservant seul.

D’où l’importance de connaître vos niveaux de prix moyens selon les périodes.  Attention à ne pas casser les prix, définissez un prix en adéquation avec votre environnement concurrentiel, la période ainsi que votre niveau de prestation.

5 – Etre prudent lors des périodes d’activité forte

Pour autant, les groupes seront bien sûr désireux de se positionner en haute saison.

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Alors comment faire ?

Il s’agira de trouver un juste équilibre entre optimisation du revenu et satisfaction de vos clients.

S’il s’agit d’un groupe récurrent habitué à vous réserver des chambres en période creuse, vous pourrez bien entendu faire preuve de souplesse ou à défaut proposer une alternative de date satisfaisante.

Mais plus généralement, pensez à exclure de la réservation de groupe les dates où vous savez que la demande individuelle sera assez forte pour remplir votre établissement.

6 – Le coût de déplacement, un outil incontournable pour définir le niveau de prix minimal

Gardez bien en mémoire qu’un groupe peut être accepté dans la mesure où il vous rapportera à minima autant que l’addition des individuels que vous pourriez refuser par la suite.

Pour cela, vous pouvez calculer lors de vos cotations de groupe ce que l’on appelle le coût de déplacement.

Appuyons nous sur un exemple pour vous éclairer :

  • un groupe de 20 personnes vous fait une demande de cotation pour une occupation double, soit 10 chambres
  • vous avez analysé grâce à votre historique que le prix moyen d’une chambre double sur un vendredi soir de période forte était de 80€
  • si vous proposez un devis à 70€ la chambre, alors votre coût de déplacement sera de (80-70) x 10, soit 100€ de perte sur votre chiffre d’affaires
  • vous pouvez voir le prix moyen par chambre observé de 80€ comme le revenu minimum acceptable pour le groupe concerné afin de ne pas diluer votre revenu

Attention donc à la durée du séjour des groupes, que vous ne vous retrouviez pas à bloquer les nuitées de forte demande.

Veillez également à protéger l’occupation pendant ces périodes : la demande sera plus forte par exemple pour une chambre quadruple sur les vacances scolaire.

7 – Diversifiez vos canaux de distribution tout en privilégiant la vente directe

Vos clients préfèreront généralement un contact direct avec votre établissement plutôt que via un intermédiaire afin de régler les différents éléments et arriver l’esprit tranquille !

Mais les intermédiaires vous permettront de vous faire connaître et d’augmenter vos demandes de réservation.

Aussi, vous pouvez fonctionner via des allotements. Il s’agira d’un lien contractuel par lequel vous d’attribuerez un certain nombre de chambres à un voyagiste local par exemple.

Vous pourrez définir une date de rétrocession, car une fois cette dernière passée, vous pourrez récupérer la capacité invendue. La date de rétrocession peut différer suivant la période (forte ou faible) dans laquelle vous vous trouvez, alors à vos calendriers !

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