Voici la transcription de la vidéo :
Facturation propriétaire : bonnes pratiques pour les gestionnaires de biens
Bonjour et bienvenue sur la chaîne J’affiche Complet ! Je suis Claire, responsable data, et aujourd’hui, je vais vous parler des bonnes pratiques en facturation propriétaire en tant que gestionnaire de biens.
Avant cela, je vous invite, si ce n’est pas encore fait, à consulter le lien en commentaire. Il vous présente la méthode J’affiche Complet, une vidéo qui explique en détail notre méthodologie pour maximiser le revenu.
Aujourd’hui, nous allons voir ensemble les meilleures pratiques pour optimiser la facturation des propriétaires. Ces pratiques sont non seulement bénéfiques pour la gestion des factures, mais aussi pour renforcer la relation commerciale avec vos propriétaires.
1. Automatiser la facturation
La première recommandation essentielle est d’automatiser la facturation. C’est un levier clé, car il est extrêmement compliqué d’obtenir une facturation qualitative et exhaustive sans automatisation.
Les erreurs de saisie sont fréquentes et le temps nécessaire pour gérer la facturation manuellement est colossal. L’automatisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’assurer une facturation fluide.
Pour cela, il existe des logiciels spécialisés, et nous avons développé notre propre outil de facturation pour nos clients. Cet outil intègre tous les éléments nécessaires au calcul de la commission facturée au propriétaire.
2. Avoir une facturation claire et répétable
Une facturation claire et répétable est essentielle. Elle est indispensable à l’automatisation et permet d’éviter les erreurs et les incompréhensions.
Si le système de facturation est variable ou trop complexe, cela peut créer une perte de confiance chez le propriétaire. Une facturation bien structurée apporte de la clarté et facilite la communication entre le gestionnaire et le propriétaire.
3. Détaillez la facturation pour plus de transparence
Il est essentiel d’avoir une facturation détaillée. On pourrait penser qu’un montant global simplifie les choses, mais en réalité, il est préférable de décortiquer chaque ligne de frais.
Par exemple, au lieu d’indiquer une somme unique pour les frais annexes, il est plus pertinent d’afficher :
- 50 € de frais de ménage,
- 10 € de frais de linge,
- 20 € de frais d’accueil,
- 15 € pour le panier d’accueil.
Cette méthode donne de la valeur à chaque prestation, évite les questionnements et instaure un climat de confiance. Un propriétaire qui comprend précisément où va son argent est plus rassuré et apprécie la transparence.
4. Toujours facturer après le checkout
Il est impératif de facturer systématiquement après le checkout. Pourquoi ? Parce que cela permet d’éviter tout risque de modification après coup.
Si vous facturez avant la fin du séjour et qu’un changement survient (annulation, modification de durée, etc.), vous devrez ajuster la facture, ce qui peut entraîner des erreurs. En facturant après le checkout, vous avez l’assurance que la réservation est bien terminée et que le montant à facturer est définitif.
De plus, cela permet aux propriétaires de comprendre facilement leur facturation et d’avoir une vision claire de leurs revenus.
5. Suivre les charges variables et la rentabilité
La facturation n’est pas seulement une question d’encaissement. C’est aussi un outil de suivi des charges et de la rentabilité.
Les charges variables comme le ménage ou l’accueil peuvent être suivies et contrôlées automatiquement grâce à un bon système de facturation. Cela permet de s’assurer que les dépenses correspondent bien aux prestations réalisées.
Autre point essentiel : suivre la rentabilité des propriétaires. En tant que gestionnaire, vous avez un intérêt à ce que vos clients soient rentables. Par exemple, si un propriétaire perd de l’argent un mois donné, cela doit être identifié pour anticiper d’éventuels problèmes.
Grâce à notre outil, nous pouvons suivre le résultat net des propriétaires et adapter notre accompagnement si nécessaire. Cela permet de préserver la collaboration sur le long terme et d’ajuster certaines stratégies si besoin.
6. Avoir une vision micro et macro
Il est essentiel d’adopter une double approche : micro et macro.
- Vision macro : certains propriétaires souhaitent seulement voir un résumé clair de leur facturation (chiffre d’affaires, commission, résultat net). Il faut leur fournir une version synthétique avec les informations clés.
- Vision micro : d’autres, au contraire, veulent des détails précis sur chaque réservation, chaque charge et chaque prestation. Il faut donc leur donner accès à un rapport détaillé pour qu’ils puissent creuser si besoin.
Pour vous, en tant que gestionnaire, cette double approche est aussi un atout. Une vision macro permet de suivre la performance globale du portefeuille, tandis qu’une vision micro permet d’identifier des points précis à améliorer.
Par exemple, si un bien est peu rentable, vous pouvez décider de revoir les tarifs, les prestations ou même la collaboration avec le propriétaire. À l’inverse, si un bien est très performant, cela peut influencer votre stratégie commerciale.
Conclusion
J’espère que ces conseils vous auront aidé à mieux comprendre les bonnes pratiques de facturation propriétaire.
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